k10@700

Drift, økonomi, skat og regnskab

Foto: Martin Kurt Haglund

I DETTE KAPITEL

  • Sådan opretter du et cvr-nummer
  • De vigtigste forskelle på A- og B-indkomst
  • Sådan sætter du driften af din freelanceforretning i system
  • Hvorfor det er en god idé at få en revisor eller bogholder
  • Det skal du vide om skat, moms og bilag
  • Hvor du kan få mere hjælp til økonomi og administration

Måske vil du helst fokusere din energi på dine opgaver og din faglighed, men som freelancer skal du indstille dig på, at det administrative også fylder en del af din arbejdstid.

Firma eller ej?

Du er forpligtet til at oprette en virksomhed med cvr-nummer, hvis du sælger momspligtige ydelser/varer for mere end 50.000 kroner om året. Journalistik er som udgangspunkt momsfritaget, mens fotografer, kommunikatører og grafikere ikke kan komme uden om at oprette cvr-nummer.

Der er skattemæssige fordele ved at have eget firma, mens du som lønmodtager-freelancer har bedre social sikring end som selvstændig, da du ikke er tvunget til at lukke et firma, hvis du skal modtage dagpenge.

Er du i tvivl, om du skal oprette en selvstændig virksomhed eller ej, kan du få hjælp fra rådgiverne i DJ.

Når du har valgt, om du skal være selvstændig med eget firma, lønmodtager-freelancer eller såkaldt kombinatør, der løser opgaver både i sit firma og som lønmodtager, er din skattemæssige status besluttet. Denne status har betydning for din måde at betale skat på, hvad du kan trække fra i skat, og hvordan din dagpengeret fungerer.

A-indkomst og B-indkomst – hvad er forskellen?

Som freelancer kan du få betaling for dit arbejde på forskellige måder. Nogle gange kan du selv vælge, hvad der passer dig bedst. Andre gange er det kunden eller arbejdsgiveren, der vil udbetale dig enten løn (A-indkomst) eller honorar (B-indkomst).

A-indkomst er almindelig løn, hvor arbejdsgiveren betaler skat, inden du får beløbet udbetalt, og indbetaler feriepenge til dig. Du fradrager eventuelle arbejdsrelaterede udgifter på din selvangivelse.

Modtager du B-indkomst, skal du selv indbetale skat af indtægten og aflevere regnskab en gang om året. Du får ingen feriepenge, dem skal du selv indregne i dine priser.

Vigtige forskelle på A- og B-indkomst:

Løn eller honorar?

Arbejdsgiveren indbetaler A-skat af beløbet og indbetaler feriepenge.

Selvstændige og honorarmodtagere betaler deres B-skat forud via 10 girokort fordelt over et år. Der er ingen feriepenge ved B-indkomst, det skal du indregne i dine priser.

Lønopgørelse eller faktura

Lønmodtagere med A-indkomst skriver lønsedler eller lønopgørelser.

Selvstændige og honorarmodtagere skriver fakturarer.

Læs mere i kapitel 11 om tilbud og fakturering.

Udgifter eller omkostninger?

Lønmodtagere med A-indkomst skal som freelancere selv afholde alle udgifter. Derfor har du ret til visse fradrag forbundet med arbejdet på din selvangivelse.

Selvstændige og honorarmodtagere skal indregne omkostninger forbundet med drift af virksomheden i priserne til kunderne.

Fradrag eller ”trække fra”?

Lønmodtagere med A-indkomst kan trække arbejdsrelaterede udgifter fra i skat, dog minus momsbeløbet.

Selvstændige og honorarmodtagere kan trække alle firmamæssige udgifter fra. Der er forskellige procenter. Kontorartikler er eksempelvis 100 procent fradragsberettigede, mens repræsentation kun er 25 procent.

Foto: Charlotte de la Fuente

Sådan får du et cvr-nummer

At oprette en virksomhed rent juridisk og blive momsregistreret er let. Gå ind på indberet.virk.dk og log ind med NemID. Du skal vælge branchekode og virksomhedsform, når du registrerer din virksomhed. Hvis du bare er dig selv, kan du oprette et enkeltmandsfirma. Hvis I er flere sammen, er et IS, IvS eller et ApS en løsning.

Få hjælp i dit netværk – spørg hvordan andre har organiseret deres freelancevirksomhed. Rådfør dig eventuelt også med en revisor og med DJ om, hvilken virksomhedsform der er bedst for netop dig.

Du kan læse om opstart og de forskellige virksomhedsformer på startvaekst.virk.dk.

Sæt administrationen i system

Jo mere tjekket du er med de administrative opgaver, desto mere ro vil du opleve ved, at der er styr på sagerne. Driftsopgaverne er for nogle freelancere dræbende kedelige, for det er ikke her, du får lov at være kreativ. Det kan hjælpe at gøre dine omgivelser lidt mere behagelige, når du skal bogføre eller fakturere. Prøv, om du kan bruge det rutineprægede arbejde som et pusterum.

Afsæt tid i kalenderen til administrationen, eller lav din egen kalender, hvor du plotter de vigtigste opgaver ind. Eller find på noget helt tredje. Det vigtigste er, at du får opbygget nogle rutiner, der passer til dig, og som gør, at du får arbejdet gjort.

Få en revisor eller bogholder

Elsker du tal, skatteregler og finurlige afkroge af selvangivelsen, kan du spare udgiften til bogholder og revisor ved at lave det hele selv. Hvis ikke, er det en god idé at få dig en revisor eller en bogholder (lidt billigere) fra starten.

Det vil koste dig penge, men de er hurtigt tjent ind igen, for det hjælper dig til ikke at snyde dig selv i skat. Du kan få uundværlig hjælp til at lave dit regnskab og indbetale skat og moms og trække fra og undgå at betale mere, end du skal.

Det er en fordel at finde en revisor eller bogholder, der i forvejen kender til freelancere i mediebranchen og til de særlige regler, der gælder. Her kan du også spørge efter anbefalinger i dit netværk af kolleger.

Du kan spare penge ved selv at bogføre. I princippet kan du helt simpelt oprette et Excel-ark med to koloner, der hedder udgifter og indtægter, og skrive alt deri.

Opret også to mapper på computeren – én til fakturarer/lønopgørelser og én til dine bilag på udgifter – det vil sige alle kvitteringer på indkøb af ting og ydelser, der er relateret til dit arbejde.

EKSEMPEL

Eksempel på administrationskalender

Ugentligt, for eksempel hver fredag eftermiddag
  • Send fakturaer for udførte opgaver.
  • Hold øje med betalinger fra kunder.
  • Send eventuelle rykkere for ubetalte fakturaer.
  • Betal regninger.
Månedligt, for eksempel sidste fredag i hver måned
  • Bogfør: Opdater indtægter og udgifter i dit regnskabsprogram eller i dit Excel-ark.
  • Arkiver alle bilag, du har modtaget på mail, og boner fra pungen.
Halvårligt
  • Momsregnskab og indberetning (hver tredje måned, når du er nystartet).
  • Sæt også tid af i kalenderen til at evaluere din forretning.
Årligt
  • Årsregnskab (hvis du er selvstændig med B-indkomst).
  • Selvangivelse (hvis du er lønmodtagerfreelancer).
  • Læg budget, og sæt nye mål for næste år.
  • Se på, om du har udgifter, du kan spare – abonnementer eller andet, du ikke får brugt.

Digitale regnskabsprogrammer

Der findes digitale regnskabsløsninger, nogle endda i en gratis og simpel version, som for mange er rigeligt. Spørg dine kolleger, og tjek selv regnskabsløsninger som Dinero, Billys Billing, Simpelt Regnskab eller E-conomic, og vælg den løsning, der passer bedst til dine behov. Du kan fakturere gennem programmerne, scanne dine bilag og få overblik over indtægter og udgifter.

Opret en separat konto til din freelancevirksomhed

Det letter overblikket over økonomien, hvis du har (minimum) én separat bankkonto med et tilhørende betalingskort til alt, hvad der har med din freelancebutik at gøre.

Her går dine honorarer og løn fra kunder og arbejdsgivere ind, og herfra betaler du de udgifter, der er forbundet med din forretning. Hver måned kan du flytte et beløb (din løn) til din private konto, som dækker dine personlige udgifter og forbrug.

Du kan også oprette flere konti – for eksempel kan det være smart at opbevare de penge, du skal betale i skat og moms på en konto for sig.

TIP

Konto-overblikket

Maiken Ingvordsen, der er iværksætter og forfatter, beskriver i sin bog ”Tænk stort”, hvordan hun bevarer overblikket med flere bankkonti efter denne model:

Driftskontoen: Her kommer betalinger fra dine kunder ind. Fakturaer betales også fra denne konto.

Du kan overføre penge fra driftskontoen til følgende konti:

  • Moms-/skattekontoen: Her sætter du penge af til moms og skat.
  • Lønkontoen: Her sætter du penge af til din egen løn, så der er nok til seks måneder frem. Det giver ro at vide, at du har nok indtægt til det næste halve år. Hvis du vil give dig selv en bonus, kan du gøre det kvartalsvis eller halvårligt, så du bevarer overblikket.
  • ”Ekstrakontoen”: Her kan du placere de penge, der er tilbage, når du har taget hånd om alle de faste udgifter.

Skat

Er du lønmodtager-freelancer, sørger din arbejdsgiver for at betale skat af din løn. Modtager du honorarer (B-indkomst), skal du selv indbetale skat. SKAT sender dig typisk 10 girokort til betaling af din forventede B-skat i løbet af året.

Som freelancer kan du trække en del af de udgifter, der er forbundet med dit arbejde, fra i SKAT. Det gælder både, hvis du arbejder som lønmodtager-freelancer med A-indkomst eller som selvstændig med B-indkomst.

Der findes en lang række fradragsmuligheder for selvstændige, som lønmodtagere ikke har. Og dem, de har tilfælles, giver de selvstændige ret til at trække en større del fra, end lønmodtager-freelancere kan.

Som lønmodtager-freelancer skal du altid kunne pege på den indtægt, der er direkte forbundet med dine udgifter. Hvis du eksempelvis skal fratrække en bog, skal du helst kunne påvise, i forbindelse med hvilken opgave du brugte bogen. For en selvstændig er det argumentation nok, at den købte bog relaterer sig til dit arbejdsområde.

Det er en god idé at rådføre sig med en revisor, som kender reglerne godt, om dine fradragsmuligheder.

Moms

Som lønmodtager-freelancer skal du ikke bekymre dig om moms.

Er du selvstændig, skal du momsregistreres, og du skal lægge moms til prisen på de opgaver, der ikke er momsfritagede (medmindre din omsætning er mindre end 50.000 kroner om året på momspligtige ydelser).

Hvis din ydelse er momsfritaget, må du ikke lægge moms til prisen.

Det er vigtigt, at du er opmærksom på, at du skal betale differencen mellem købsmoms og salgsmoms til SKAT hvert halve år – eller hver tredje måned i starten.

Transportfradrag

Hvis du som freelancer/selvstændig kører i bil på hvide (almindelige) plader og vil trække kørslen fra efter statens gældende takster, skal du føre et kørselsregnskab og notere alle ture – også de private – i en kørselsbog. Den kan enten være i en fysisk bog eller digitalt, for eksempel i form af apps. En anden løsning er at abonnere på en gps-log, der er monteret i bilen.

Man kan også vælge at købe en bil på papegøjeplader – det vil sige en bil, der er ejet privat, men bruges til erhverv. Her er samme fradrag pr. kørte kilometer efter kørselsbogen. Det kan være en fordel, hvis man har brug for et stort bagagerum og ikke skal bruge bilen til meget andet end erhverv, for der er kun to sæder.

Endelig kan man vælge at købe en bil igennem sin virksomhed, hvis man er registreret som selvstændig. Hvis den er på hvide plader, skal man betale skat af benyttelsen af den som privatperson. Hvis den er på gule plader, kan man trække momsen ud og trække alle udgifter fra i sit regnskab. Men så er det ikke tilladt at køre i den privat, medmindre man køber et dagsbevis hos Skat, hver gang man har brug for det.

TIP

Her kan du lære mere om moms:

Skat har lavet en rigtig god oversigt over, hvilke typiske ydelser der er momspligtige og momsfritagede for freelancere i mediebranchen. Se den på skat.dk.

Bilag

Regnskabsbilag er dokumentation for dine indtægter og udgifter.

Du gør dig selv en tjeneste ved at holde styr på dine bilag. Lav for eksempel en mappe i dit mailprogram, hvor du lægger de bilag, du skal have printet eller gemt i en mappe på computeren. Det er en god idé at have en mappe på computeren, hvor du samler alle dine bilag elektronisk.

Papirbilag kan du samle i en bakke, en skuffe eller en mappe – eller scanne dem ind løbende. Gør det til en vane at notere på bilaget, hvad det drejer sig om, inden du arkiverer det.

SKAT kræver nemlig, at der står på bilaget, hvem du har haft med ude at spise (repræsentation) eller givet en gave.

Har du meget travlt med mange opgaver, bør du som minimum stakke dine bilag i datoorden eller endnu bedre med huller og ind i en mappe. Nøjes du med at samle dem i en stor pose, har du intet overblik, og det kræver mere arbejde af revisoren, hvis regning bliver desto større.

Få andre til at administrere for dig

Hvis du som lønmodtager-freelancer skal sende en faktura, eller hvis du har brug for et bogholderi, kan du anvende bureauet Teknik & Design med rabat som medlem af DJ.

Det kan være en løsning, hvis du har brug for en lønseddel af hensyn til dagpenge, hvis du er kombinatør, der gerne vil øge andelen af lønindkomst, eller hvis du er tidligere selvstændig, der gerne vil beholde gamle kunder.

Teknik & Design sender en faktura til kunden – og du får en lønseddel, hvor du kan se, hvad bureauet har indbetalt til Feriekonto, Skat, ATP og Ambi. Du får din løn, selvom bureauet endnu ikke har fået betalingen fra kunden.

Det koster 8 procent af fakturabeløbet i administrationsgebyr at bruge denne løsning.

Se mere hos Teknik & Design  og læs temaet om Teknik & Design på freelancegruppen.dk.

TJEKLISTE

  • Beslut, om du skal oprette firma eller freelance som lønmodtager – eller en kombination.
  • Lav din egen rutine for administration.
  • Find en god revisor eller bogholder.
  • Opret en separat bankkonto (eller flere) til din freelanceforretning.
  • Hold orden i dine bilag.