k03@700

Læg planer

Foto: Charlotte de la Fuente

I DETTE KAPITEL

  • Planlægningsværktøjer til din forretning
  • Formuler dine værdier, din mission og dine mål
  • Miniforretningsplan for freelancere
  • Statusmøder med dig selv
  • Effektiv arbejdsdag
  • Derfor skal du lægge budget, og sådan gør du.

Indimellem spørger du muligvis dig selv om, hvor du egentlig er på vej hen. Det gør de fleste freelancere og selvstændige – både i starten og undervejs i arbejdslivet.

Måske er du netop gået i gang og i tvivl om det meste. Det kan også være, du er gået lidt død på de opgaver og kundetyper, der p.t. hører til din forretning. Eller at du har mistet nogle større kunder og er i tvivl om, hvad du nu skal gøre. Måske vurderer du, at den del af markedet, du hidtil har budt ind på, er under afvikling eller bevæger sig i en retning, du enten ikke kan eller ikke vil være med på.

Lige dér kan det være et godt tidspunkt at stoppe op, få tænkt freelancelivet og forretningen igennem og lægge nye planer.

Selvfølgelig kan du komme i gang, holde dig levende og udvikle din faglighed i nye retninger uden store forkromede planer. Det kan imidlertid være nyttigt at gøre sig nogle målrettede overvejelser om din virksomhed indimellem. Når du har brug for afklaring, overblik, retning eller inspiration.

Din mission er dit styreredskab

Det kan gøre det nemmere for dig at holde retningen og nå dine mål for privatliv, forretning og relationen herimellem, hvis du har en formuleret mission. Med den kan du begynde at tænke mere konkret over, hvad du har brug for af redskaber, uddannelse, research og ikke mindst indstilling og indsats for at nå derhen, hvor du ønsker.

Jo tydeligere og jo mere specifikt du har formuleret din mission, desto nemmere vil det også blive for dine kunder at genkende, hvad netop du har at byde på, ligesom det bliver lettere for dig at genkende og nå ud til potentielle kunder.

Med missionen afgrænser du din forretning, fordi også du bliver mere tydelig om, hvad du ikke står for, hvilke kunder du ikke betjener, hvilke opgaver du ikke løser, og hvad du ikke kan. Kort sagt: Du får et klarere billede af din virksomhed.

Dine mål ligger i direkte forlængelse af din mission

Målsætningerne for din forretning er missionen omsat til konkrete handlinger. For at kunne formulere målsætningerne er det vigtigt, at du tænker så konkret som muligt. Jo mere konkret du er, desto mere realistiske og realiserbare bliver målsætningerne.

SPØRG DIG SELV

Dine værdier

  • Hvad er vigtigt for dig i tilværelsen generelt og specifikt i dit arbejdsliv?
  • Hvordan er balancen mellem arbejde, familie, venner og fritidsinteresser, når du har det rigtig godt?
  • Hvilke arbejdsformer og -opgaver giver dig oftest følelsen af at lykkes arbejdsmæssigt?
  • Hvad har karakteriseret de perioder, hvor du har oplevet, at tingene lykkes for dig privat og personligt?

TIP

”Du kan godt få et vellykket freelanceliv uden at gøre dig alt for mange og dybe overvejelser, men det er en fordel at gennemtænke en overordnet masterplan eller i det mindste tænke nogle overordnede tanker om, hvordan du gerne vil have, at dit freelanceliv balancerer. På den måde værner du om dig selv, din familie, dit arbejde, dine fritidsinteresser, dit kærlighedsliv og alt det andet, der tanker dig op.”

Kilde: Nete Storm, ekspert i personlig effektivitet

TIP

Skriv ned undervejs i refleksionsprocessen. Det gør overvejelserne mere konkrete og styrker din hukommelse og bevidsthed.

SPØRG DIG SELV

Din mission

  • Hvad vil du med din forretning? Eksempel: Levere XX af højeste kvalitet, yde den bedste YY.
  • Hvilke opgaver løser du i din forretning? Eksempel: Journalistik, fotografi, webdesign og så videre.
  • Hvilken effekt vil du gerne opnå med det, du laver? Eksempel: Anseelse, bred kundekreds, høj indtægt, sociale forandringer.
  • Hvad er din forretnings kernekompetencer?

SPØRG DIG SELV

Dine mål

  • Hvad vil du tjene?
  • Er du for altid en enmandsvirksomhed, eller kan du forestille dig at vokse eller slå dig sammen med andre i en virksomhed eller et kooperativ?
  • Er det dit mål at gøre andre glade, at ændre verden, at påvirke meningsdannere, at blive den bedste til noget særligt, at tjene nemme penge, at arbejde så lidt som muligt – eller?

SMART-modellen

Den amerikanske konsulent George T. Doran formulerede i 1981 SMART-modellen som et redskab til at konkretisere, hvor man gerne vil hen, og hvordan det kan lykkes. Især inden for organisationsudvikling bruges modellen stadig verden over.

  • Specifikt: Hvad er det, du præcist vil opnå?
  • Målbart: Hvornår er du i mål?
  • Attraktivt: Hvorfor gider du at kæmpe for dette mål?
  • Realistisk: Har du, hvad der skal til for at nå målet?
  • Tidsbestemt: Hvornår er din deadline?

Dit mod er altafgørende

Neden under, oven over og bag ved det hele ligger dit mod. Modet til at tænke nyt, formulere visioner og ikke mindst til at handle. Du vil sikkert opleve, at dit mod kan veksle og til tider måske svigte helt.

Det kan styrke din tiltro til forretningen eller projektet at få værdier, mission og mål formuleret. Men modet kan også svigte undervejs i processen; det kan være overvældende med de mange ting, man skal forholde sig til, og der kan være flere faktorer – for eksempel økonomi – der forstyrrer den ro, du har brug for til at finde ud af, hvor du vil hen.

Der er mange veje til at få mere mod på tingene igen. Vær ikke for genert til at bruge dit netværk eller skamfuld over, hvis det ikke lige går perfekt derudad altid. Der er ingen, der har tjek på alting hele tiden, så det vil alligevel virke utroværdigt at forsøge at give det indtryk til den nærmeste omverden.

Brug din familie, dine venner, freelancekolleger og ikke mindst DJ’s rådgivere og specialgruppernes arrangementer til at hente støtte, sparring og inspiration. Du kan også benytte for eksempel DJ’s mentorordning.

SPØRG DIG SELV

  • Hvad vil du sælge?
  • Hvem vil købe det?
  • Hvem er dine konkurrenter?
  • Hvordan adskiller du dig fra andre?
  • Hvad er dine særlige kompetencer?
  • Hvad har du brug for at få svar på for at komme videre derfra, hvor du er lige nu?

TIP

Her er en skabelon, du kan bruge til at komme i gang med din egen forretningsplan.

Skabelon til forretningsplan.

Forretningsplan

Du står stærkere over for omverdenen,
når du står på en gennemtænkt
forretningsplan

Foto: Charlotte de la Fuente

En forretningsplan konkretiserer, hvad din idé går ud på, og hvordan du vil tjene dine penge. Sådan en plan kan sagtens være formuleret helt minimalistisk og uden dyre ord. Det vigtigste er, at du har tænkt dig om og helst også luftet nogen af idéerne med kolleger eller andre i dit netværk, som kvalificeret kan hjælpe dig med at vurdere relationen mellem ambitioner og realiteter.

Med en gennemtænkt forretningsplan står du stærkere over for omverdenen. Både når det gælder om at opsøge kunder og opgaver, opdyrke netværk, og hvis du skal ud og låne penge til din forretning.

Hvor missionen er mere overordnet, går forretningsplanen ned i substansen. Den skal være specifik.

Hold statusmøder med dig selv

Hold et ugentligt statusmøde eller chefmøde med dig selv, når du har lavet dine planer. Det er vigtigt at holde sig selv op på dem, og det behøver ikke at tage lang tid. Måske er det ikke noget, du har brug for at blive ved med, men i starten kan det være en fordel at evaluere din forretning ofte, så du styrer derhen, hvor du ønsker.

På statusmødet klapper du dig selv på skulderen over det, der er gået godt, reflekterer over ugens indsats og planlægger de store linjer for næste uge.

Ugeplaner og daglige tjeklister

Ugeplaner og daglige tjeklister er redskaber til at holde struktur på din tid, så du er sikker på både at nå dine mål, dine deadlines og dit liv uden for arbejdet. De kan bidrage til, at du får dine opgaver fra hånden, får afsat tid til uforudsete afbrydelser og frigjort tid til alt det andet i dit liv, du gerne vil bruge energi på, så du ikke brænder ud.

TIP

Dagsorden for statusmøde med dig selv

Tag afsæt i dine planer, og gå igennem (nogle af) disse punkter:

  • Har der været overensstemmelse mellem mine livsværdier og jobværdier i denne uge?
  • Har jeg nået ugens 3 vigtigste mål? Hvilken belønning vil du give dig selv, hvis du har nået dine mål?
  • Reflekter over hvorfor, hvis du ikke har nået dine mål.
  • Hvad har været denne uges allerbedste oplevelse?
  • Hvilke 3 nye mål har du for næste uge? (Husk at lave et skøn over, hvor lang tid målenes forskellige elementer tager, og at lægge elementerne ind i din kalender).
  • Hvis du skulle give dig selv ét godt råd til den uge, der venter dig, hvad skulle det så være?

Kilde: Nete Storm, ekspert i personlig effektivitet

Tre trin til en effektiv to-do-liste

Dorthe Rindbo er ekspert i planlægning og prioritering og har udarbejdet denne model for den effektive to-do-liste:

TRIN 1

Skriv ned

Skriv ned – på papir, din smartphone eller computer. Det, der virker bedst for dig.

For at denne liste kan virke, er det vigtigt, at du kun skriver én liste for hver dag. En liste til mandag, en til tirsdag og så videre. Det kan være nødvendigt at overføre opgaver mellem dagene, hvis du ikke når dem alle, men prøv at lave realistiske lister – det giver den største tilfredsstillelse. Lav listen til næste dag i slutningen af din arbejdsdag, så kan du holde helt fri uden at gå og huske på alt det, du skal i morgen.

TRIN 2

Estimér dit tidsforbrug

Sjus dig frem til, hvor lang tid hver enkelt opgave vil tage, og læg tallene sammen.

Det er nødvendigt, at du laver et virkelighedstjek. Du kan maksimalt planlægge 60 procent af din tid. De 40 procent skal du sætte af til uforudsete hændelser og afbrydelser.

Hvis du har en opgave, som tager mere end en time at lave, så bryd den ned i mindre dele. Det er, når vi skal sidde længe med det samme, at vi har tendens til overspringshandlinger.

TRIN 3

Prioritér

Til sidst skal du finde ud af, hvad der er vigtigst, og hvad du skal lave først. Sæt nummer ved opgaverne i den rækkefølge, du beslutter dig for, så du kan huske den.

Det tager 10-12 minutter at lave en to do-liste efter denne opskrift, men for hvert minut du bruger, sparer du 10, siger ekspert i personlig effektivitet Dorthe Rindbo.

Årsplanen – dit uundværlige efterårsarbejde

Nogle mener, at langsigtet planlægning ikke er noget for dem. De ved ikke, hvad de har lyst til at lave hvornår, og kan ikke lide at føle sig bundet.

Der er ingen, der siger, at du skal have planlagt enhver handling i det kommende år, ligesom du naturligvis kan fravige enhver plan, når der er behov for det. På den anden side er det rart, at tilbagevendende begivenheder, der kræver din opmærksomhed, ikke kommer som stressende overraskelser år efter år.

I oktober måned, når der begynder at udkomme kalendere for det kommende år, er det en god anledning til at begynde at se fremad. Hvis du allerede her går i gang med at overveje det kommende år, kan du lave en overordnet struktur, der tilgodeser dine og din forretnings behov.

På den måde kan du planlægge dig til både kunder og opgaver, ferie og nødvendige kurser eller uddannelsesforløb.

Få dig et vidne

Det er nemt at drømme og lægge planer inde i hovedet, hjemme ved skrivebordet, alene i dit eget kreative selskab. Hvis dine planer skal omsættes til handling, kan det til gengæld være en god idé at få dig et ”vidne” eller en mentor. En, som du siger dine planer højt til, får nye idéer fra og forpligter dig over for.

En plan binder mere, når den både er skrevet ned og sagt højt til nogen. Spørg dig for i dit netværk, om nogen vil være din sparringspartner, udsend en efterlysning på PingPong, eller brug DJ’s mentorordning.

DJ’s mentorer er dygtige, men der er ofte ventetid på et forløb. Vil du ud over stepperne, er det en fordel at finde en sparringspartner selv.

Dit budget er også et planlægningsværktøj

Planer og milepæle kan ikke i sig selv skabe en sund forretning. Balance mellem indtægter og udgifter er nødvendig både for dit aktuelle velvære og for en bæredygtig fremtid som freelancer.

Ro omkring økonomien frigør energi til at koncentrere sig om arbejdet og omvendt. Ligger du søvnløs om natten ved tanken om de ubetalte regninger, kan du ikke arbejde og yde optimalt.

TIP

Sådan kan du skabe overblik

  • Køb dig en vægkalender med et halvt år på hver side, så du kan få det store overblik, og begynd at fylde ud. Måske har du allerede opgaver i det kommende år. – Sæt dem ind.
  • Sæt perioder af til markedsføring, hvor du kan opsøge nye kunder.
  • Markér, hvornår du skal sætte tid af til regnskaber.
  • Skriv, hvornår du gerne vil holde fri, tage på FreelanceSeminar eller studietur.
  • Sæt kryds ved de mærkedage, hvor du ved, at du gerne vil have tid til familien.

TIP

Husk at sætte tid af til efteruddannelse og kurser, så du kan følge med udviklingen på markedet.

Læg budget

Du behøver ikke den store Excel-ekspertise, pen og papir kan også gøre det.

Du skal lave lister over:

  • Alle dine private udgifter – boligudgifter, el, vand, varme, mad, tøj, abonnementer, fritidsinteresser, pensionsindbetaling, opsparing og så videre.
  • Alle dine indtægter – for eksempel lønindtægter, pension, SU, renter.

Gode råd til dit budget:

  • Efterse dit budget for dyre eller unødvendige abonnementsordninger, som du kan gøre billigere eller måske helt undvære. Måske det fitness-abonnement, du ikke har brugt det seneste halve år, eller den avis, du elsker at få ind ad døren, men aldrig får læst.
  • Hav så få udgifter som muligt i dit private budget, når du starter som selvstændig. Ud over de udgifter, du allerede har beregnet, kan der dukke uventede udgifter op til udstyr, transport eller andet.
  • Adskil opsparing og forbrug. Opret en budgetkonto til dine faste udgifter, hvis du ikke har det allerede. Det gør det nemmere at lade være med at bruge mere, end du har til rådighed.
  • Hvis du er selvstændig, så husk at sætte penge til side til at betale skat og moms.

TIP

Budget for privatøkonomien

budgetskemaet.dk finder du et overskueligt budgetskema, der passer til de flestes privatøkonomi.

TIP

Budget for forretningen

startvaekst.virk.dk finder du både etablerings- og driftsbudgetter, som du kan lade dig inspirere af, så du også får alle de vigtige poster med i dit forretningsbudget.

TJEKLISTE

  • Formuler dit overordnede mål og din mission. Det giver retning på din forretning.
  • Bevar overblikket med ugeplaner og daglige to do-lister.
  • Fortæl om dine planer til andre. Det øger chancen for at du overholder dine egne mål.
  • Læg budget, så du ved, hvor meget du skal tjene.
  • Køb en stor kalender til væggen, så du kan planlægge.