Tilbud og fakturering

Foto: Martin Kurt Haglund

I DETTE KAPITEL

Sådan skriver du et tilbud på en større opgave
Sådan skriver du en faktura (hvis du er selvstændig med cvr-nummer)
Sådan skriver du en lønopgørelse (hvis du er lønmodtagerfreelancer)
Hvad du gør, hvis kunden ikke betaler

At skrive gennemtænkte tilbud på opgaver – især større opgaver – er en afgørende del af freelancere og selvstændiges arbejde. Dit tilbud skal både være gennemskueligt for kunden og for dig selv.

Byder du ind på en større opgave, der strækker sig over længere tid, er det en god idé at afgive et udførligt skriftligt tilbud. Mange gange vil kunden også forvente eller efterspørge et tilbud, især hvis kunden vil sammenligne tilbud fra flere leverandører.

Det kan være svært at overskue omfanget, arbejdsmængden og prisen af en stor opgave, særligt hvis det er en type opgave, du ikke har løst før. I dette kapitel kan du læse om, hvordan du skriver præcise tilbud – og får betalingen hjem bagefter.

Find flere råd til, hvordan du skriver et tilbud, der sælger, på for eksempel salgspiloterne.dk.

Sådan skriver du et tilbud

Bryd opgaven ned i så mange delelementer som muligt. Lav et realistisk overslag på, hvor lang tid de enkelte delopgaver vil tage dig, så du kan give en realistisk pris. Det forarbejde vil komme dig til gavn, når du – forhåbentlig – skal til at løse opgaven og kan fungere som udgangspunkt for en overskuelig to do-liste.

Det kan være en god idé at spørge freelancekolleger til råds, som har erfaring med lignende opgaver.

Husk at medregne kommunikation og projektledelse, hvis der indgår flere underleverandører eller samarbejdspartnere i projektet. Det er ofte en tidsrøver at koordinere mellem folk.

Husk også transporttid, hvis du skal rundt i landet. Vær så præcis som muligt. Husk for eksempel at skrive ned, hvor mange korrekturgange der indgår i tilbuddet.

Forstå kundens behov

Læg arbejde i at forstå, hvad kunden reelt har brug for, inden du afgiver tilbuddet, og hvor meget han eller hun er villig til at investere i løsningen.

Nogle gange efterspørger kunden en pris uden at have gjort sig klart, hvad produktet skal kunne eller indeholde. Her skal du på banen og hjælpe kunden ved for eksempel at opstille forskellige løsninger i forskellige prisklasser.

Mød din (potentielle) kunde

Det kan være en god idé at holde et fysisk møde med den potentielle kunde, hvor I taler om kundens behov og budget.

Ud over at give dig en bedre forståelse for kundens behov kan den relation, I skaber (især hvis I svinger godt), også give et bedre samarbejde om opgaven efterfølgende – og det, at I kender hinanden lidt, kan også betyde noget for, om kunden vælger dig til at løse opgaven frem for en anden.

Lok budgettet frem

Nogle gange kan det være svært at lokke et konkret budget ud af kunden, men gør alligevel forsøget. Det er til kundens fordel, at du afgiver et tilbud, der er realistisk i forhold til kundens økonomi og prioriteringer. Spørg ind til, hvad kunden forventer i løsningen af opgaven, og hvilke tre-fire krav der er de vigtigste.

Skriv tilbuddet på en måde, der giver kunden et klart overblik over, hvad vedkommende køber, hvad det koster, og hvordan produktet skal bruges og hvornår. Gå i detaljer, og vis din professionalisme, for prisen er ikke det eneste, der afgør, om dit tilbud går igennem. De andre faktorer er mindst lige så vigtige.

OVERVEJ

Skal jeg tage penge for møder med potentielle kunder?

Mange freelancere tager ikke betaling for møder forud for et tilbud, og har du mange af den slags møder, kan det blive dyrt for dig.

Nogle bruger en model, hvor de kun tager betaling for mødet, hvis opgaven ikke kommer i hus. Så betaler kunden for den rådgivning, du har givet på mødet.

Husk ikke at forære al din viden væk på første møde – kunden skal jo have en grund til at hyre dig og dine kompetencer ind.

Sådan kan du udforme tilbuddet

Titel og formål

Brug en præcis og konkret overskrift, og fat dig i korthed. Beskriv kort, hvad formålet med tilbuddet er.

Eksempel: ”Formidling af forskning om det gode samarbejde i folkeskolen.”

Baggrund og behov

Skitser baggrunden for tilbuddet. Brug din viden fra dit møde eller din samtale med kunden. Skitser kundens ønsker ved at sammenfatte kort, hvad kunden selv har fortalt. Vis, at du har forstået og lyttet.

Eksempel: ”4 korte videoer skal på en lettilgængelig måde formidle centrale pointer fra forskningsrapporten ”Det gode samarbejde i folkeskolen”. Videoerne skal kunne bruges som oplæg til debat på personale- og forældremøder i folkeskolen samt være tilgængelige på xx hjemmeside og så videre …”

Prisen

Begynd med et overblik over den samlede pris og derefter delpriserne. Prisen er en af de faktorer, der fylder mest for kunden.

Traditionelt skriver man den samlede pris sidst i et tilbud. Men ved at vise prisen til sidst i tilbuddet, henleder du kundens opmærksomhed på totalsummen snarere end at få kunden til at opdage, hvad tilbuddet giver af fordele.

Skriv klart i tilbuddet, om det er en fast pris eller et skøn over forbrug af timer, der kan gå op eller ned alt efter arbejdsprocessen.

Eksempel: ”Samlet pris: xx kroner

Udarbejdelse af drejebøger med vinkler, pointer, idéer og opbygning af de 4 videoreportager.
X timer a X kroner. I alt: X kroner.
Kontakt, briefing af medvirkende samt logistik og planlægning.
X timer a X kroner. I alt: X kroner.
Optagelse og interview.
X timer a X kroner. I alt: X kroner.
Redigering af video.
X timer a X kroner. I alt: X kroner.
Korrektur og rettelser.
X timer a X kroner. I alt: X kroner.”

Resultatet

Efter prisoverblikket beskriver du, hvad kunden får for pengene. Formuler dig, så kunden får overblik over det konkrete udbytte af din løsning. Den forståelse er kernen i tilbuddet.

Fordi kunden allerede kender den samlede pris, kan hun løbende holde prisen op mod indholdet i løsningen.

Tidsplan

Beskriv til slut din plan for levering af produktet.

Formuler en konkret plan over, hvor, hvordan og hvornår du og kunden skal handle i forhold til tilbuddet og gerne en endelig deadline.

Eksempel:

Deadline for drejebøger – godkendelse.
Optagelser (datoer).
Redigering (dato).
Førstekorrektur (dato).
Eventuel andenkorrektur (dato).
Endelig aflevering (dato).

Øvrige standardvilkår

Tjek derudover standardvilkår for freelancere med lønmodtagerstatus i DJ’s aftaleskabeloner, så du får alt med omkring ophavsret og ret til videreudnyttelse.

Du kan bare klippe det, der er relevant, ud og sætte direkte ind i dit tilbud, for eksempel under overskriften ”Øvrige standardvilkår” (eventuelt standardvilkår, der kan folde sig ud ved klik).

Foto: Charlotte de la Fuente

Præsenter dit tilbud

Det kan være en fordel at præsentere dit tilbud over for kunden ved et møde. På den måde kan du forklare og svare på eventuelle spørgsmål med det samme. Dit tilbud bliver også husket bedre, hvis kunden allerede har investeret tid i at mødes med dig.

Hvis det er en mindre opgave, kan det ikke altid betale sig at tage ud til et møde. I det tilfælde kan du sende tilbuddet på mail. Husk at følge op.

Opkræv betaling

Når du har løst en opgave for en kunde, skal du sende en faktura (hvis du er selvstændig med cvr-nummer) eller en lønopgørelse (hvis du er lønmodtager med A-indkomst).

Send ”regningen”, et par dage efter du har sendt det færdige materiale til din kunde. Skriv en venlig mail, hvor du takker for samarbejdet.

Sådan skriver du en faktura

Skat har en række krav til, hvilke oplysninger en faktura skal indeholde, de kommer her:

Fakturanummer
Fakturadato
Sælgers navn og adresse samt cvr-/se-nummer
Kundens navn og adresse
Varens art, mængde og pris
Leveringsdato (hvis den ikke er den samme som fakturadato)
Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift, eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i prisen pr. enhed
Gældende momssats
Momsbeløbet.

Derudover er det en god idé at medtage en formulering om betalingsbetingelser, for eksempel ”Fakturabeløbet bedes betalt senest 14 dage fra fakturadato. Ved manglende betaling påføres renter 2 procent fra forfaldsdato samt rykkergebyr på 100 kroner.”

Skriv også eventuelle betingelser og vilkår for brug og videreudnyttelse af materialet samt et Copydan-forbehold på fakturaen. Det kan for eksempel se sådan ud:

»(Dit navn) bevarer rettigheder og retten til vederlag i henhold til Ophavsretslovens §§ 13, 16, 17, stk. 4, 30 a, 35, 39 og 50, stk. 2, samt tilsvarende nationale, udenlandske eller internationale bestemmelser, herunder regler og vederlagsordninger, der senere måtte supplere eller afløse disse bestemmelser.«

Brug et regnskabsprogram

Det er en god idé at bruge et regnskabsprogram, som for eksempel Dinero, Billys Billing (der fås i gratisversioner), Simpelt Regnskab eller det lidt mere avancerede e-conomic til at oprette og holde styre på dine fakturaer.

Sådan skriver du en lønopgørelse

Hvis du ikke er selvstændig med cvr-nummer, så skal du ikke sende en faktura, men en lønopgørelse. Det er de samme oplysninger, du skal skrive på lønopgørelsen, men i stedet for cvr-nummer skriver du dit cpr-nummer. Har du ikke et cvr-nummer, kan du ikke opkræve moms, så det skal du ikke tænke på, når du skriver en lønopgørelse.

Sælger du momspligtige ydelser, må du højest sælge for 50.000 kroner om året, uden at opkræve moms, derefter skal du lade dig momsregistrere og oprette cvr-nummer.

(Læs mere i kapitel 10 om drift, økonomi, skat og regnskab).

TIP

Hvis du arbejder med skøn over timer og priser, så sæt skønnet højt, og skriv i tilbuddet, at hvis du bruger færre timer end forventet, fakturerer du kun det reelle tidsforbrug.

Hvis du kan løse opgaven hurtigere end vurderet, får du glade kunder. Omvendt kan kunden blive utilfreds, hvis regningen bliver dyrere end forventet.

VOXPOP

Hvordan skriver du et tilbud til nye kunder?

Jeg kommer altid med tre forslag til løsninger med tre forskellige priser. Det er vigtigt at huske, at alle de tre forslag kan blive valgt, så jeg skal kunne holde ud at arbejde videre med alle tre løsninger. Normalt vil jeg starte med det perfekte projekt.

Jeg tænker – i drømmeverdenen – hvad kunne man så gøre? Så går jeg helt i den modsatte grøft og tænker, hvad kan jeg gøre, hvis der er en stram deadline eller et helt skrabet budget? Modellen midt imellem er nok sådan tre fjerdedele af drømmeprojektet.

Den sidste fjerdedel er der, hvor det koster både i tid og penge. Det er cremen, som kun kommer med i den dyreste model. Men man skal holde af alle tre modeller, hvis det skal fungere. Kunden skal have værdi, uanset om de vælger model 1, 2 eller 3.

Bolette Obbekær, selvstændig webdesigner

Hvad, hvis kunden ikke betaler?

Når du har sendt en faktura eller lønopgørelse, skal du holde øje med, at kunden rent faktisk betaler. Modtager du ikke betaling til tiden, så ring eller skriv til kunden, for det meste er det en fejl eller en forglemmelse.

Hvis kunden ikke reagerer eller nægter at skylde dig noget, kan DJ hjælpe dig med at få dine penge ind.

Det er vigtigt, at du kan bevise jeres aftale. Hvis du laver en aftale med en kunde om en opgave over telefonen, er det derfor vigtigt altid at sende en venlig opfølgende mail, der kort beskriver, hvad I er blevet enige om med hensyn til opgavens omfang, pris og deadline.

Kontakt DJ’s jurister, hvis du har penge til gode hos en kunde, der ikke vil betale, så kan forbundet hjælpe ved at tage sagen videre.

TJEKLISTE

Bryd opgaven ned i mindre dele, når du skal skrive et tilbud.
Mød den potentielle kunde ansigt til ansigt – før og eventuelt efter du har afgivet tilbud.
Send faktura eller lønopgørelse, alt efter om du er selvstændig eller lønmodtager.
Husk at følge op på betalingen – ryk om nødvendigt, eller kontakt DJ, hvis du skal have hjælp.

Forrige kapitel Næste kapitel